Organisation

Comment organiser un atelier ?

Chère Motivée,

Tu as envie d’organiser un atelier pour partager tes connaissances et passer un bon moment avec des personnes qui ont au moins un centre d’intérêt en commun avec toi mais tu ne sais pas comment faire ? Tu te demandes par où commencer, comment choisir le lieu, quel tarif fixer ? Pas de panique, je te donne toutes mes astuces et MA procédure personnalisée, étape par étape dans cet article ! 

Comment organiser un atelier

L’organisation d’un événement, peu importe sa taille, peut faire peur à première vue ou créer de l’angoisse. On imagine, ou pas d’ailleurs, tout ce qu’il y a mettre en place, les différents détails auxquels il faut penser et on peut se sentir découragée avant même d’avoir commencé !

Pour éviter ce sentiment et préparer ton atelier sereinement, je te propose de suivre les 10 étapes ci-dessous (ou de faire appel à moi pour un coup de main ou pour organiser ton atelier intégralement) :

1ère étape : Choisir le thème

Il faut commencer par le commencement et savoir précisément quelle sera la problématique que tu vas aborder. Tu dois avoir une idée PRÉCISE de ce dont tu vas parler. Ainsi, tu pourras cibler un public particulier qui se reconnaîtra et viendra à toi pour participer à ton événement !

2ème étape : Déterminer la durée

Tu as choisi le thème, c’est génial ! Maintenant, il va falloir déterminer la durée de ton atelier. As-tu besoin de 2h ? Une demie-journée ? Une journée entière ?

Une fois que tu auras choisi combien de temps tu passeras en compagnie de tes participant.e.s, tu vas devoir « découper » ce temps. Voici un exemple pour un atelier d’une durée de 3h :

  • 10 min pour te présenter et expliquer le déroulement de l’atelier
  • 15-20 min pour faire un tour de table (tout dépendra du nombre de participant.e.s)
  • 1h pour présenter ton contenu
  • 15 min pour répondre aux questions
  • 45 min pour faire des exercices pratiques
  • 15 min pour grignoter, répondre aux dernières questions, échanger
  • 15 min de marge

Pour ton organisation pense à rajouter au minimum 1h à la durée totale de l’atelier :

  • 30 min avant le début pour préparer la salle et t’installer
  • 30 min pour désinstaller tranquillement après le départ de tes participant.e.s  

3ème étape : Choisir la date

Maintenant que tu as décidé quel sera le thème de ton atelier, il te faut choisir une date. Pour cela, il va falloir prendre en compte plusieurs paramètres :

  • S’assurer que ton thème et la date prévue ont une certaine cohérence. Par exemple, si ton thème est : « Préparer sa rentrée Septembre », il vaut mieux que ton atelier ait lieu quelques semaines avant Septembre et non pas en Avril ou en Octobre…
  • Prendre en compte les spécificités de ton public. Par exemple, si tu t’adresses à une communauté de mamans ayant des enfants en bas âge, tu ne vas pas organiser ton atelier un mercredi à 16h…
  • Solliciter ton public et leur proposer 4 choix : semaine ou week-end puis matin ou après-midi. Si tu le souhaites, tu peux ensuite sonder de nouveau les participants pour obtenir plus de précisions. Si tu as obtenu une majorité de « week-end », tu vas demander « samedi ou dimanche ». Pareil pour le créneau horaire : « 9h-12h », 13h-16h », « 14h-17h » ou « 16h-19h » 

4ème étape : Définir le nombre de participant.e.s

Cette étape est très importante car elle te permettra de choisir le lieu où se tiendra l’atelier. Combien de personnes veux-tu accueillir ? Moins de 10 ? Entre 10 et 30 ? Plus de 30 ?

5ème étape : Choisir le lieu

Quelques critères à prendre en compte lorsque tu vas rechercher THE lieu :

  • L’ambiance : veux-tu un lieu cosy, hyper formel, calme ?
  • La position géographique (choisir un lieu facile d’accès) 
  • Les équipements disponibles (vidéoprojecteur, tableau, boissons chaudes, micro-ondes…)
  • La disponibilité de la salle à la date et au créneau horaire souhaitée (certaines salles ne sont pas disponibles en week-end, en matinée ou en soirée)
  • La capacité de la salle (nombre de personnes assises et debout)
  • Le coût total TTC (certaines salles affichent leur tarif HT) de la location

6ème étape : Calculer les frais que tu vas engager

L’étape hyper importante qui  va t’aider à fixer le tarif de ton atelier ou à savoir combien tu vas devoir sortir de ta poche si jamais ton événement est gratuit. Voici un exemple des différents frais à sortir : 

  • Location de la salle
  • Buffet
  • Frais liés à la billetterie en ligne
  • Décoration
  • Gift bag pour les participant.e.s

7ème étape : Fixer ton tarif  (étape à zapper si ton atelier est gratuit !)

Tu sais maintenant ce que va te coûter ton atelier, il ne reste plus qu’à décider de la marge que tu souhaites réaliser en fonction de critères qui te sont personnels ! Pense tout de même au temps que tu vas passer à organiser, aux connaissances que tu vas partager et au ratio temps de travail/bénéfice net réalisé (pour une marge nette de 50,00 € pour 3h d’atelier + 1h d’installation & désinstallation : taux horaire = 12,50 €).

8ème étape : Créer une billetterie (à réaliser même si ton atelier est gratuit)

Tu as le thème, la date, le lieu, le tarif…tout cela devient concret hein 😏…

A présent, tu vas devoir mettre en place une billetterie afin que les participant.e.s puissent réserver leur place, que ton atelier soit payant ou non. Je te conseille vivement de fixer une date limite de réservation afin que tu puisses t’organiser au mieux en amont (minimum 2 semaines avant l’atelier).

9ème étape : Créer un flyer attractif

Tu as déjà réalisé pas mal d’étapes, tu peux être fière de toi ! L’une des dernières étapes consiste à créer le support que tu vas utiliser pour faire connaître ton atelier. Assure-toi de faire apparaître les éléments suivants :

  • Nom de l’atelier
  • Thème
  • Programme
  • Date & horaires
  • Lieu (tu peux mettre la ville uniquement)

Facultatif :

  • (Intervant.e.s)
  • (Buffet)
  • (Gift Bag)
  • (Tarif)

10ème étape : Promouvoir ton atelier

Tout est prêt, il ne te reste plus qu’à assurer la communication de ton événement ! C’est donc le moment de diffuser ton flyer sur tes réseaux sociaux, de le déposer à l’endroit où tu comptes organiser l’atelier et le mettre en avant sur ton site/blog !

Dans l’idéal, je te conseille de promouvoir ton atelier, au minimum un mois à l’avance. Ainsi, tu auras suffisamment de temps pour enregistrer les réservations, récolter les participations, assurer la location du lieu, prévoir ton buffet, composer tes gift bags et préparer ton contenu, entre autres !

Voilà, je viens de te donner la procédure COMPLÈTE que j’ai créée grâce à mon expérience et que j’utilise à CHAQUE FOIS que j’organise un atelier ! Si jamais tu as des questions ou besoin d’aide pour organiser ton atelier de A à Z, n’hésite pas à laisser un commentaire, à me contacter ici ou sur Insta !

A bientôt,

Audrey  

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